Cómo controlar los vencimientos de una flota
El control de vencimientos de una flota consiste en tener, para cada vehículo y cada conductor, el documento, la fecha y la persona que debe renovarlo. Con eso se puede avisar a tiempo. Sin la fecha y sin un responsable, la lista no sirve.
Qué anotar en cada vencimiento
- Matrícula o identificador del vehículo o del conductor.
- Tipo de documento: ITV, seguro, tacógrafo, CAP, permiso u otro.
- Fecha de vencimiento que usted ha confirmado.
- Días de antelación del aviso. En la plantilla, 30 si no indica otro número.
- Responsable: quien puede pedir la cita, la póliza o el certificado.
- Estado: pendiente, en curso o hecho.
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Plantilla de control de vencimientos de flota: matrícula, tipo de documento, fecha de vencimiento y responsable.
Descargar plantilla Excel gratisLa hoja trae ejemplos de tractora y furgoneta, con datos ficticios, para ver cómo se rellena. La segunda hoja explica las columnas. El archivo no envía avisos: cuando la fecha esté en Altantio, el correo sale a quien usted indique.
Altantio no calcula plazos legales. Usted escribe la fecha, o la confirma si la lee de un documento, y el aviso sale antes de ese día.
De la hoja al aviso
En Altantio cada vehículo y cada conductor es un elemento. La ITV, el seguro y el tacógrafo son vencimientos de ese elemento, cada uno con su fecha. El correo puede salir 30, 7, 3 y 1 días antes, y el mismo día. Usted elige cuáles deja activos.
Preguntas
- ¿Altantio calcula la próxima ITV o la revisión del tacógrafo?
- No. Altantio no calcula plazos legales. Usted introduce la fecha y recibe el aviso por correo.
- ¿La plantilla Excel envía avisos?
- No. Sirve para reunir matrícula, documento, fecha y responsable. Los avisos por correo están en Altantio, cuando esa fecha ya está anotada en la cuenta.
- ¿Qué pongo en el responsable?
- La persona que puede hacer la gestión: el jefe de tráfico, administración o el conductor. Si el aviso le llega a quien no puede renovar el documento, la fecha se pasa igual.
- ¿Cuántos vencimientos tiene un vehículo?
- Depende de lo que use. Un camión suele llevar ITV, seguro y tacógrafo. Un conductor, el permiso y, si aplica, el CAP. Cada uno es una fila, con su fecha.
- ¿Hace falta tarjeta para probar los avisos?
- No. La cuenta nueva incluye 14 días del plan Profesional, sin tarjeta.
Pruebe los avisos con las fechas que ya tiene.
La prueba dura 14 días, sin tarjeta, con el plan Profesional.